Uso da tecnologia para ser mais produtivo

Como professor universitário, pesquisador, conselheiro, administrador, coordenador, extensionista, articulista de blog, palestrante, orientador e mais um monte de papéis que a gente desempenha na carreira qualquer que seja ela, fico sempre à procura de ajuda da tecnologia, para conseguir manter a produtividade e dar conta de todos os compromissos. Aumenta cada vez mais a exigência de organização para ter sucesso, e felizmente não é mais necessário ser um Virginiano (nascido sob o signo de Virgem) como eu para ter uma ajuda do signo e ser organizado. A tecnologia está ai para ajudar todo mundo, e tem muita coisa boa disponivel, o grande problema está em tomar conhecimento dos avanços tecnológicos, e se dispor ou ter tempo para usá-los.

O primeiro desafio é ter a informação das tecnologias disponiveis. Essa informação está disponível facilmente em blogs e sitios de tecnologia, como por exemplo o Lifehacker, o ReadWriteWeb, e o inestimável Go2Web20 (obrigado João Gazolla). Mas tem que ficar ligado nas notícias desses blogs e sitios, saber filtrar o que interessa,  as coisas mudam muito rapidamente. O segundo desafio é escolher os recursos a usar para melhorar a produtividade. Aí a coisa é feia, pois há muitas opções. Por exemplo a edição cooperativa de textos, que é um recurso extremamente necessário e valioso, está disponível em vários sitios e com várias caras diferentes, felizmente as funcionalidades são parecidas. O terceiro desafio é vencer a inércia e sair da nossa zona de conforto, e encarar a mudança com a inclusão desses novos recursos de produtividade. Esse terceiro desafio é o mais complicado na minha avaliação, pois depende de vontade própria, de a pessoa perceber que é necessário mudar senão vai se transformar num dinossauro tecnológico, escrevendo tudo com caneta tinteiro em papel timbrado, batendo carimbo em tudo o que faz (desse ainda não tem escapatória mas a assinatura digital está chegando devagar), usando telefone fixo e cartão de visita impresso para contatos, e vamos por ai afora.

Uma preocupação enorme de todo mundo, e minha também, é com relação à privacidade e anonimato. O anonimato, desde que surgiu a Web2.0, foi para o espaço. Não existe mais anonimato, e essa não é uma preocupação da nova Geração Net (nascidos entre 1977 e 1996). Os sitios de relacionamento como Orkut, MySpace, Facebook, LinkedIn e outros deixam isso muito claro. Sem contar que, por exemplo, nas folhas de talonários de cheque, informações pessoais como número do CPF, da identidade e endereço em alguns casos estão disponíveis por decisão do Banco Central (essas informações simples são suficientes para um monte de fraudes e falcatruas em nosso nome), nosso anonimato já foi pro espaço há tempos. Já repararam nisso, e já pensaram que isso é uma enorme ingerência do Banco Central na nossa vida particular?

Bom, voltando ao nosso assunto, deixo agora meu depoimento sobre como consigo ser produtivo (pelo menos eu acho que sou), e consigo fazer um monte de coisas que eu mesmo às vezes não acredito que dou conta de fazer. Antes de mais nada, todo início de ano eu escrevo meu plano para o ano que se inicia e faço uma avaliação crítica do plano do ano anterior, assunto da postagem Dica para um novo ano aqui no blog. Associado a isso, adotei todos os recursos disponiveis no Google: documentos, planilhas, apresentações, blog, mail (tenho várias contas no Google), Google Reader (cliente de RSS), agenda com avisos por mail, fotos, mapas, grupos, sitio e homepage de grupo, página de abertura com o iGoogle e tudo o mais que ainda vier por ai. Por exemplo, o compartilhamento de informações e arquivos de texto com meus orientados via Google Docs é um recurso inestimável, poupa um tempo incrível, e deixa o texto disponivel para acessar de qualquer canto. A agenda compartilhada é outro recurso que uso muito, tenho várias agendas diferentes com cores diferentes, e mantenho os compromissos compartilhados com meus orientados e alunos sempre atualizados. Com o Google Groups mantenho o grupo de orientados de mestrado com sitio próprio do grupo (não é público por enquanto), e esse é nosso espaço compartilhado onde as informações importantes relativas a orientação e trabalhos em andamento, registro de conferências e journals, dissertações defendidas no grupo, artigos, etc. ficam disponíveis para o grupo. Isso me economiza um tempo enorme, pois a cada novo orientado, tinha que explicar tudo de novo, hoje incluo o novo orientado no grupo e as informações estão todas lá.

E a privacidade, será que dá para confiar no Google? será que nossas informações e mensagens não serão usadas indevidamente? Bom, já deixei de me preocupar com isso há muito tempo. A análise que faço é de risco/benefício, comparando o risco de fazer com o risco de não fazer. E os benefícios são muito maiores que os riscos, podem apostar. E tem outra: tem algum jeito de ter essa privacidade toda? a partir do momento em que enviamos uma mensagem pela internet, ela vai ficando agarrada nos roteadores e servidores que fazem parte da rota de entrega, e ficam lá disponíveis para qualquer uso. E os arquivos atachados em mensagens idem…e nossas folhas de cheque ficam rodando um bom tempo na mão de um monte de gente que passa a ter acesso a nossos dados privados…

Apenas tomo o cuidado de ter backup de tudo o que for mais importante. Por exemplo, meu livro de endereços (addressbook) do Gmail é exportado regularmente no formato CSV, e deixo armazenado em outro local. Faço o mesmo com o meu bookmark público e com as postagens deste blog, uso o recurso de exportação e tenho tudo seguro em outros locais, o mesmo acontece com os documentos compartilhados. Mas isso não chega a ser uma paranóia, é apenas um procedimento normal de convivência com a tecnologia, o melhor é a gente se prevenir pois a tecnologia falha, as máquinas falham, e isso não pode ser imprevisto para ninguém que usa a tecnologia, trata-se de contingenciamento de riscos.

Posso garantir a vocês que minha vida de muitos papéis ficou muito mais fácil e mais leve. Trabalho muito, mas vejo resultado do trabalho no fim do dia, sem aquela sensação de que o dia correu e gastei meu tempo improdutivamente correndo de um lado pro outro, sendo pego de surpresa por compromissos inesperados. Claro, dá trabalho ser organizado, mas eu acho que dá muito mais trabalho ser desorganizado. E eu ainda conto com uma ajudinha do signo de Virgem…

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Consultor Independente, Treinamento Empresarial, Gerência de Projetos, Engenharia de Requisitos de Software, Inovação. Professor Titular Aposentado, Departamento de Informática, Universidade Federal de Viçosa, Minas Gerais, Brasil. Doutor em Informática, PUC-Rio, 1990. Pós-Doutoramento, University of Florida, 1998-1999

Publicado em Carreira, Dicas, Tecnologia

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