Plano de comunicações em projetos

Todo gerente de projetos concorda, sem vacilar, que o plano de comunicações é uma peça fundamental em todo e qualquer projeto, de qualquer porte, e com qualquer escopo. Projetos pequenos precisam menos, projetos grandes precisam mais. Estranhamente, é muito baixa a disponibilidade de material escrito de boa qualidade, que explore o assunto extensivamente, contrário ao que eu, pelo menos, esperava. Já procurei  muito, incluindo livros, e tudo gira em torno do que já está exposto no PMBOK – Project Management Body of Knowledge. Que, de fato, é suficiente para um primeiro entendimento e para lançar um padrão de conceitos e templates específicos para um primeiro passo em comunicações em projetos. Mas a maior parte dos gerentes de projeto acaba desenvolvendo o conhecimento necessário a partir da própria experiência em projetos, e depois de algum tempo dispensam as referências formais e desenvolvem as próprias ferramentas.

Abstract conception of network and communication, flow of information 3d

Abstract conception of network and communication, http://depositphoto.com

O objetivo de um plano de comunicações é, pelo menos: 1-listar todos os envolvidos no projeto ou organização, desde pessoas até grupos de trabalho, que tenham interesse ou relação com o andamento do projeto, tanto como receptores quanto geradores de dados e informações. Isto inclui o cliente ou seu(s) representante(s) no projeto, pessoal de Marketing da empresa, etc.; 2-listar toda e qualquer informação, formal ou informal, escrita ou falada, artefatos formais, mensagens de email, discussões em fóruns, produzidos ou recebidos pelo projeto, etc.; 3-relacionar 1 com 2, produzindo uma tabela em que cada interessado deve estar relacionado com a informação que deve fornecer ou deve receber; 4-associar tempo a cada cruzamento desta tabela, para deixar claro em que momento ou período de tempo que cada interessado deve ter acesso ou fornecer dados ou informações; -5-associar o dado ou informação também com cada cruzamento, deixando claro quem deve saber o que e quando. Curto e grosso, é isso, deve ter faltado alguma coisa na minha lista ai, mas no atacado, acho que não faltou.

Um outro detalhe normalmente não tratado nos planos de comunicação, é determinar o formato adequado para a informação a ser distribuída. Por exemplo, para os desenvolvedores é importante saber imediatamente as mudanças em requisitos, alterações em artefatos técnicos (diagramas, histórias de usuários, erros detetados, falhas em testes, etc.), pois a não disseminação desses dados compromete o desenvolvimento subsequente. Parte dessa informação deve também chegar ao gerente de projeto, que tem que acompanhar e ser responsável por todo o andamento do projeto. Mas, consideremos por exemplo um “gerente dos gerentes…”, um Diretor de Projetos, responsável por uma área inteira com vários projetos em desenvolvimento. Certamente, para esse Diretor não interessam as mudanças de nível operacional nos projetos, que ocorrem com muita frequência. O que ele tem que enxergar sempre, e manter sob controle, são os planos de projeto, os atrasos, impactos financeiros, as mudanças de planejamento ocasionadas por mudanças nos requisitos, por erros, por alterações internas não planejadas no projeto decorrentes do próprio desenvolvimento, etc. E se subirmos na hierarquia administrativa da empresa, se houver, o nível de detalhe vai encolhendo, sendo necessário outro tipo de apresentação da informação, talvez em períodos de tempo mais longos.

Bom, então o problema é mais complicado do que simplesmente fazer uma ou mais tabelinhas utilizando planilhas, e estamos acertados. Além de ter que gerar todas as tabelas de relacionamentos que citei acima, ainda resta fazer a tabela funcionar, ou seja, a comunicação planejada tem que ser executada. E aí a porca torce o rabo, pois estamos falando de outro mundo paralelo de softwares disponíveis para comunicação, cada alternativa com um uso especifico, não temos um pacote milagroso que faça tudo automaticamente (ainda, e é um nicho de negócios interessante): Wiki, chats, fóruns, pastas de projeto, relatórios específicos para a alta gerência com gráficos e tabelas demonstrativos, etc. Vamos usar chat para tudo, por exemplo? Qual ferramenta se aplica melhor à gerência de projetos, qualquer uma serve? Lembrem-se sempre de que estamos falando de comunicação, que significa via de mão dupla. Comunicação vai e vem, ela chega ao receptor e este tem que indicar que recebeu ou então responder adequadamente, para que não restem dúvidas de que os fluxos de informação estão sendo executados e que a informação está chegando aonde deveria chegar.

Claro, sem entrar nos detalhes, espero que já tenha ficado claro que não é nada trivial lidar com o plano de comunicações e garantir sua execução adequada. Dependendo do tamanho e escopo do projeto, pode ser necessária uma estrutura  gigantesca para comunicações, por exemplo em projetos com grupos de trabalho multinacionais, geograficamente distribuídos, já pensaram nisso? Para projetos pequenos, nem tanto, uma planilha e poucos fluxos de informação resolvem satisfatoriamente. Recomendo o material disponível aqui, para um tratamento mais técnico e detalhado do assunto.

(este artigo foi escrito por zeluisbraga, e postado no meu blog zeluisbraga . wordpress . com) (this post is authored by zeluisbraga, published on zeluisbraga . wordpress . com) (from Viçosa, MG)

Consultor Independente, Treinamento Empresarial, Gerência de Projetos, Engenharia de Requisitos de Software, Inovação. Professor Titular Aposentado, Departamento de Informática, Universidade Federal de Viçosa, Minas Gerais, Brasil. Doutor em Informática, PUC-Rio, 1990. Pós-Doutoramento, University of Florida, 1998-1999

Marcado com:
Publicado em Educação, Engenharia de Software, Gestão de riscos
Um comentário em “Plano de comunicações em projetos

Deixe uma resposta

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s

%d blogueiros gostam disto: